(Plt Kepala Diarpus Kukar, Rinda Destianti/pic:Tanty)

POSKOTAKALTIMNEWS, KUKAR: Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menerima penyerahan arsip inaktif dari sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

Langkah ini dilakukan untuk meningkatkan ketertiban administrasi sekaligus memperkuat profesionalisme pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan daerah.

Plt Kepala Diarpus Kukar, Rinda Destianti, menjelaskan arsip inaktif merupakan dokumen yang sudah jarang digunakan namun masih memiliki masa simpan sesuai aturan.

Dokumen tersebut tetap wajib disimpan karena memiliki nilai administrasi maupun hukum.

“Yang kami terima ini adalah arsip inaktif, yakni arsip dengan intensitas penggunaan rendah, tetapi belum habis masa simpannya,” ujar Rinda, Senin (16/09/2025).

Rinda mengatakan usai diterima, arsip akan melalui proses penyusutan dan pemusnahan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Aturan ini mewajibkan arsip disimpan minimal 10 tahun sebelum diputuskan nasib akhirnya oleh tim penilai arsip.

Menurut Rinda, tujuan utama kegiatan ini adalah meningkatkan ketertiban pengelolaan arsip.

Kukar sendiri dinilai cukup baik dalam hal kearsipan. Terbukti dengan raihan juara pertama lomba kearsipan Mars antar 10 kabupaten/kota. Namun, pihaknya tetap mendorong lebih banyak OPD untuk disiplin menyerahkan arsip.

Dari total 59 OPD, Diarpus menargetkan lebih dari separuhnya menyerahkan arsip inaktif tahun ini. Tidak hanya OPD, desa dan kelurahan juga diminta berperan aktif dalam mengelola arsip secara rutin setiap tahun atau sesuai kebutuhan.

“Setiap hari selalu ada penciptaan arsip, mulai surat menyurat, laporan, notulen rapat hingga Rencana Kerja dan Anggaran (RKA). Bahkan dokumen strategis seperti Renstra bisa berlaku hingga lima tahun,” jelasnya.

Rinda menyebut, saat ini arsip inaktif masih disimpan di record center masing-masing OPD sebelum diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di Bukit Biru. Untuk arsip vital dan statis bernilai sejarah, penyimpanan dilakukan di depo arsip Anung Adewah.

Tahun ini, Diarpus juga memprioritaskan pembenahan arsip terkait pandemi COVID-19. Arsip tersebut ditetapkan sebagai arsip statis karena dinilai memiliki nilai sejarah penting bagi daerah maupun bangsa.

 “COVID-19 adalah peristiwa global. Semua dokumen dari dinas kesehatan, rumah sakit, dan OPD terkait kini sedang kami benahi bersama 12 instansi termasuk rumah sakit,” pungkas Rinda. (Adv/Tan)